身为一个普通上班族,你有没有这样的感受:听到开会就觉得烦躁,或者认为大多数会议只是浪费时间?如果有,那么英国广播公司最近的这篇报道大概说出了你的心声:职场评论员斯蒂芬妮·哈尔表示,每当有人问她英国生产力为什么会如此低下时,她就会说出那个深恶痛绝的词——“开会”。
哈尔设想了这样一个恼人的电话或视频会议场景:会前几分钟,似乎完全没有参加的必要,因为人们会调试各种设备,确保每个人都出现在屏幕上,能互相交流；会议开了一段时间,开始谈论一些具体内容时,忽然有几个人插了进来,表示“抱歉,我来晚了”；为了让这些迟到者知道之前发生了什么,大家只好又把之前谈过的事再说一遍。这就足以让人心烦意乱了。
哈尔吐槽说,更可怕的是,有些会议连个议程安排都没有,人们不知道要讨论什么主题、最终又要得出什么结果的情况下就来开会了,这样的会议除了让你感叹又浪费了几小时人生外,完全没有创造出任何价值。
这种情况绝非个例,有职场网站做过调查,47%的人认为开会就是浪费时间；美国一家咨询公司的调查结果显示,专业技术职员平均每月有31个小时浪费在没有任何结果的会议上,这相当于近4个工作日。调查还显示,全美每天开的1100万个会议中,有一半都是浪费时间。
参加这样的会议,与会者的效率可想而知。参与调查的上班族们也很坦诚:73%的人承认在会上做过与工作无关的事,更是有39%的人干脆睡过去了。
开会开成这样,那还不如不开。SpaceX和特斯拉的首席执行官(CEO)马斯克最近告诉员工,如果你觉得这场会议已经没什么价值了,就可以直接离开。“离开不是不礼貌,真正不礼貌的是强迫别人留下,还浪费他们的时间。”他说。
亚马逊CEO贝佐斯也持类似的态度,他还制定了一系列完整的策略,避免糟糕的会议。例如,他知道自己在上午10点前效率不高,所以避免在那段时间开会；他尽量让会议“短小精悍”,把参会人数限制在两份比萨能招待过来的范围内；贝佐斯还禁止PPT形式,而是要求高管们写一份6页长的“叙述结构”会议备忘录,“不能只有要点,还要有句子、动词和名词”。这样,贝佐斯就能解决一个问题:没人敢不准备就来开会,而且会议的前半个小时,他们会聚精会神,仔细阅读同僚们提交的备忘录。
开小会、开短会的方式,不少大型科创公司也在使用。谷歌就以不开超过10个人的会而出名；苹果公司则只让那些对项目直接负责的人参会。想让其他员工了解具体情况,只需把会议结果告诉他们就可以了。
此外,哈尔还提出其他几条有助于提高开会效率的建议,比如端正态度,对会议负责,不开“无准备之会”；给相对内向的同事提供发表意见的机会,因为他们可能提出不一样的观点；提高会议管理水平,确保开会过程中始终围绕议程和主题,结束时制定好行动方案；还有,如果真有人像马斯克说的那样中途离场,也不要太在意,因为他们很可能已经说完了自己的想法,对会议的“贡献”也就到此为止了。
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