档案管理系统是一个国家的信息系统的重要组成部分,档案管理水平的高低会直接影响各行各业的工作效率。在科学技术飞速发展的今天,应该走在信息化管理前沿的档案管理却并未真正实现信息化管理,想要改变这种现状就必须改变档案管理的传统该模式,依托先进的技术和完善的制度推动其发展,只有这样,才能使档案管理真正走向信息化发展道路。
一、文书档案信息化管理的优点
1、 提高办公效率
在以往的档案管理工作中,工作人员用手工操作,要求资料收集完整、齐全,避免漏写、漏抄；用笔规范、耐用,字迹工整、清楚；分类、统汁准确无误,结果费时又费力。在应用计算机软件进行档案管理之后,文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序,无论是起草文件还是办理传递,都变得简单易行,有效的提高了办公效率。
2、 保存具有稳定性
与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质,纤维素在一定的条件下容易受到破坏,在档案工作过程中稍不注意就可能造成不可挽回的损失。而电子文件储存、读取电子文件的设备日趋成熟,可根据不同的需要,选择不同的电子载体,如VCD、DVD光碟,小容量的闪存U盘,大容量的移动硬盘等。这些载体的普遍特点都是存读方便快捷,易于传递,储存时间长,受外部环境影响小,不易损坏,具有很强的稳定性。
3、提高传递的速度和安全性
在日常公文办理或文件传递过程中文件丢失的情况时有发生,文件传递的传统手段是靠邮政系统,传送时间受距离长短的限制。同时,文件还可能因为其他原因造成丢失或延误,给档案人员归档和其他人员检索利用造成不便。而应用计算机网络技术进行管理,可直接通过网络进行传递,有效提高了文件传递的安全性和及时性。
二、推进档案信息化的策略
1、提高技术支撑
技术是档案信息化建设的生命,没有过硬的技术支撑,档案信息化形同空话。首先,要配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备,防止电磁干扰、辐射等影响,从源头上减少自然毁损概率。其次,要设计开发出通用性的档案信息管理软件,使档案信息化建设与办公自动化系统融合贯通。其三,要采取有效措施保证软、硬件安全运行。同时,还要建立集成系统,丰富档案储藏,增加信息的储存量。增强综合开发功能,全方位、多角度、多层次地收集档案信息,实行一体化管理,形成档案信息管理网络,以保证档案的完整。
2、建立规范体系
档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。由于历史原因,档案业务基础差,案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差。档案信息化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个专业,无法全面实施、推广统一标准。同时,档案信息化使越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类、著录及有关规定已不能完全适应。所以需要制定统一的、标准的规范体系,切实推动档案标准化、规范化、信息化、科学化。
3、健全管理制度
建立档案工作制度必须遵循以下要求:第一,规章制度要体现合理性、科学性。第二,坚持制度约束的双向性,既约束领导又约束职工。第三,坚持制度执行的严肃性。在规章制度的执行过程中,要做到有功必赏、有过必罚,充分体现制度的权威性。
新时代档案管理的目标,是数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代化先进技术的有机整合,进而形成档案信息远程传输和社会共享的完整服务体系。档案工作者必须认清形势的变化,转变观念,开拓创新,勇于实践,更好地为国家的利益服务,为全社会服务。
王静
山东滨化滨阳燃化有限公司
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