档案管理是统计工作的一项基础性工作,是提供优质统计服务的重要手段,也是目前统计工作相对薄弱的方面。随着信息化社会的加快形成,如何积极应对新形势新任务新要求,提高统计档案利用效率、深入挖掘档案的潜在价值、提供更加全面的档案信息服务,成为各级统计部门面临的新课题。
　　1、统计档案管理的特点
　　档案在人类的发展史中,记录社会的发展以及人类的进步,属于重要的文化遗产。人类社会生活中已经被数据充斥着,各种各样的数据在我们的生活扮演着不同的角色,数据资源成为我们日常生活不可或缺的重要组成。拥有并做好信息资源的管理工作,对于人类社会的发展以及经济活动的开展有着极为重要的意义。
　　统计部门作为经济社会信息的主要生产者,有大量的基础资料需要进行档案化管理,比如日常统计工作中形成的基层统计表、综合统计表、统计分析报告、重要文件、重要会议材料以及其他有保存价值的统计资料及相关材料。统计档案资料具有周期性强、种类繁多、体量庞大的特点。档案管理工作作为一种充分体现宝贵信息资源价值的活动,充分发挥信息化技术的优势,推动档案管理信息体系的建设,已经成为了时代发展的必然趋势。
　2、统计档案管理信息化建设的要求
巨量资料、大需求要求统计档案的收集、整理和利用必须提高信息化管理水平。统计部门每年都要接待大批查阅统计档案人员,每年都要调阅数以万计的各类案卷。如何从繁杂的个性化需求和数量庞大的案卷中认识和利用规律,如何在大量提供的数据中确保企业、调查对象隐私安全?这需要统计数据的利用情况,这个过程,我们可以视为一个通过“加工”实现数据“增值”的过程。但是,统计部门如何提高对数据的“加工能力”?
　　全面化。载体形式更加广泛,一切与经济社会有关的、经过统计部门调查取得的文书、数据、声像、实物都被作为统计档案。数字化档案体量更加巨大,原有的纸介质统计资料,以及一切非数字化的统计档案都将通过信息技术不断地加工成电子档案。
　　多元化。大数据时代统计档案服务将朝着社会化、多元化、开放性和先进性方向发展,档案服务以利用者的个性化需求为导向,提供网络化、智慧型的服务。
　　价值化。在传统管理方式下,档案利用只是提供被动的查阅服务。在信息化时代,档案利用将延伸到使用信息技术对档案进行大量加工和二次开发,更加注重分析、发现与预测,为利用者创造更多价值。
　　3、统计档案管理信息化建设策略
　　3.1、档案资料的搜集和整理。一是日常统计工作中的统计档案资料。统计调查对象的基础资料档案化管理主要依据各专业规定的目录内容进行资料收集和管理,应包括月报、季报及和各类年报的纸质版(从一套表系统导出打印)和电子版；统计分析报告；统计数据产品的纸质版和电子版,包括年鉴、手册、月报、快报、公报等。上述资料应在规定时限内及时归档。二是制定原有纸质档案电子化的计划。利用计算机、扫描仪等现代化设备和技术进行数据信息的整理,最终形成符合要求的档案数据资料。
　　3.2、建立电子档案数据库。一是结合统计档案资料的特点,建立专用数据库,防止原始档案出现损毁以及丢失等问题出现,同时对于档案之间的交接以及清点,也降低了难度,保证了档案管理效率的提升。二是建立适当的数据库搜索引擎。档案管理工作的效率的提升,需要各专业的全力配合,建设更为简单方便的信息搜索引擎,以此更好的做好管理人员的记录以及对档案的出库、入库可以第一时间知晓,档案管理流程有效缩减,保证了档案管理工作的效率。三是完善数字档案利用情况统计,根据数字档案资源利用的特殊性,设置数字档案和电子文件的检索量、阅读量和下载量等统计项目。
　　3.3、做好专业人员配备。统计档案信息化建设要求工作人员不但必须具备一定统计理论和实务素养,而且具有一定的计算机使用和管理能力。因此,要及时对相关工作人员进行专业培训,同时要把统计工作具体实践中的经验、技巧、成果等在工作人员中进行交流,便于工作人员相互借鉴、相互促进。
　　3.4、做好利用情况的统计分析方法运用。利用情况统计分析,是档案利用统计的最后一个阶段,在这个阶段中,通过运用各种专业的统计分析方法,使我们能够对利用情况进行清晰明确的全面认识,并依据统计分析正确估计形势,为决策提供依据。例如,对于历年的利用人次和卷次数,我们可以运用时间序列的描述性分析,通过计算数量的增长率、平均增长率来简单描述现象在不同时间的变化状况,也可以通过制作图形先观察数据随时间的变化模式及变化趋势,为进一步的预测提供基本依据。进行预测时,我们首先要判别历史数据模型是平稳序列、线性趋势,还是非线性趋势,然后结合数据多少选择用移动平均、一元线性回归,还是指数模型的预测方法。
　　3.5、做好利用统计成果的运用和宣传。通过统计分析,我们可能会发现统计档案利用的某些规律,如利用者的喜爱,也许还能够合理预测趋向。统计部门应该积极主动地将这些统计成果运用到服务工作中去,及时调整服务重点或者提前做好服务计划,甚至做出明确的统计预测预警。
滨州市统计局　孙祥雷
滨州市档案学会
滨州市滨城区黄河8路355号规划大厦6楼
邮编:256600
联系电话:13906494271　
邮箱:sunxianglei72090@163.com