完善制度形成打基础的
档案资源建设体制机制
1991年,王亚南部队退伍后进入渤海活塞股份有限公司,凭借身上那股劲头,参加省档案局举办的档案培训班,取得了档案管理必修课及上岗资格证书,又被公司派到市电业局档案室实习,跟随李春梅师傅实习数月。
1992年公司成立综合档案室,开始了历时27个年头的档案管理工作。负责公司的“党群、行政、经营、生产技术管理类、产品类、科研类、基建类、设备类、会计类、人事类、实物类、声像类及印章类档案”的管理,在克服了人手少,工作量大的情况下,使档案管理工作在九八年达到了“省级先进”,二OOO年就通过“国家二级”标准认定。
说起那时初建档案科室的现状,她记忆犹新,档案散存在各部门,没有规范的收集、分类方案,也没有统一的编目要求,档案利用率低。
为改变这一现状,使档案资源真正为企业发展服务好,王亚南也像新官上任般“烧了三把火”。针对档案管理分散无序的状况,向公司领导提出成立“公司档案工作领导小组”,建立了由“公司分管领导→综合档案室成员→各部门兼职档案员组成的三级档案管理网络”,明确了各自职责。建章立制,编制了《档案借查阅制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案保管制度》、《库房管理制度》等,并按行业要求结合企业实际编制了公司《文书档案建档规范》、《产品档案建档规范》、《科研档案建档规范》、《基建档案建档规范》、《设备仪器档案建档规范》、《会计档案建档规范》、《干部职工档案建档规范》及《声像电子档案建档规范》。各“规范”从文件的形成、积累、整理、归档、分类、编目、排架到检查考核,都做了详细规定。借公司建设“质量管理体系”的契机,把各项“制度”和“规范”纳入公司企管考核并与工资挂钓,保障了档案管理工作在公司内部的顺利开展。
推进整合实现馆藏
档案资源共建共享
档案室成立之初,完全是繁重的纯手工劳作,面对各部门送交的堆积如山的各门类档案资料,分类、整理、编页、题写案卷题名、编写卷内目录,还不能影响日常的借查阅工作,延点、加班抄写目录是常有的事儿。为尽快改变这种现状,在93年公司推行“利用计算机构建局域网向无纸化办公迈进”之时,王亚南也想用计算机来辅助管理档案,提高工作效率,便向计算机开发人员提出方案,开发使用了“山东活塞厂档案信息管理系统”,初步实现了对各门类档案目录级管理。尤其在1996年的文书档案进馆工作中,按市档案局的要求将1951年至1991年的文档目录重新编排打印,保质保量地一次性通过了41年的文书档案进馆工作。
尝到了计算机辅助管理档案工作的甜头,又于1998年向公司申请购买了机械工业部推出的“工业企业档案信息管理系统”软件,该软件的使用可以说用“痛并快乐着”最能表达她当时的心情,因为软件的应用可令她今后的工作效率大大提高,但由于数据不能转换,文书、产品、科研、基建、设备、会计、人事、实物、声像等门类档案目录需要全部重新录入一遍,而日常的整理、归档、借阅工作还要正常进行,“开弓没有回头箭”,只有开足马力往前冲,早一天应用早一天受益,只能是加班延点一直持续到全部数据录入完毕。同年底,公司档案工作目标管理通过了“省级标准”认定,她也受到了省局和公司的表彰。工作上是打了个漂亮仗,可自身也付出了不小的代价,因为在软件购买前刚做了“近视眼手术”,术后视力已恢复正常到1.5,医生叮嘱一定要少用眼,避免视力疲劳,不要看电视、电脑屏幕。可档案室就她一人,数据录入又怎能离开电脑屏幕,在库藏档案全部录入完毕后复查,视力已下降至0.6,近视镜重又架回到鼻梁上。
2004年,公司整体搬迁至滨州工业园区,根据公司领导的决定将底图资料室并入综合档案室,随之要接收、整理69122张底图,使之符合《产品档案建档规范》要求。这真的是一项庞大的工作量,编写“归档范围”明确“保管期限”,申购底图密集架,改革原有不实用底图袋等装具,王亚南带领资料室的三位新成员,将近七万张底图先按产品种类再按产品型号进行分类,然后每一张底图每一张底图进行编页、编写档号、编写存址号,让每一张图纸拥有它唯一的“身份证号”和相对应的存址号,并根据生产要求晒制成蓝图,提供借阅给技术人员和生产车间使用,当时每天的查、借阅人次都要在五十至上百人,繁忙时他们不得以就采取像银行叫号的方式以避免忙中出错。公司规模的扩大导致档案数量及利用率也成倍翻番,原有的单机版档案管理软件已无法满足现实工作所需,于是公司又购买了清华紫光研发的“网络版企业档案管理”软件,产品图纸的查借阅使用了“山大华天”研发的PLM系统,不仅限于室藏档案的目录级管理,利用两年时间陆续将室藏档案进行全文扫描、挂接,目前所有的产品档案及文书、科研、基建、实物荣誉证书等门类档案都已实现了电子借、查阅、归还,授权后异地浏览、下载,档案信息资源在公司内部真正实现了数字化流转。
丰富馆藏开发利用
档案为企业创效益
档案的收集、整理、归档是档案管理工作的基础,拥有丰富的库藏档案资源才可以为公司的发展助力。截止目前收集、整理、归档 “文书档案10097件(不包含1952至2006年进馆文书档案),产品档案136卷图纸186416张,科研档案118卷,基建档案904卷,设备仪器档案7007卷,会计凭证档案6763册、会计帐簿、决算报表1354卷,人事档案1922卷,实物荣誉证书档案1655件,声像档案1511件”等。
开发利用档案信息资源为企业赢得经济效益,是档案管理工作中的重要一环。丰富的室藏档案每年都会为企业赢得可观的经济效益。
从2000年开始,申报的两项“利用档案信息资源成果”均获奖。其中一个是利用合同档案和会计档案为企业挽回经济损失163万余元；另一个是公司的“三期国债项目”,利用齐全完备的技改档案获得国家无偿拨款522万元；近两年实例更是不胜枚举,如:利用实物档案(发明专利证书等)、产品档案、会计档案、文书档案等申报通过的科研项目档案“QZ110A型车用高负荷活塞铸造自动化装备”、“高强化锻钢结构活塞”的研究”、“EA12高性能活塞设计开发”等等, 在项目推广应用、经济效益和社会效益方面均为企业赢得了可观的收益。
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